راهنمای تهیه و خواندن گزارش فروش
روش تهیه گزارش فروش؛ وضعیت را روشن ببینید، قدم بعدی را بدانید
گزارش فروش نشان می‌دهد چه فروخته‌اید، کدام مذاکره‌ها باز مانده‌اند و چه کاری به رسیدگی نیاز دارد. در این راهنما، اطلاعات مهم، روش تهیه و یک نمونه کوتاه را می‌بینید تا گزارش برای تصمیم روزانه مدیر قابل‌استفاده باشد.
گزارش فروش چیست و چه کمکی به مدیر می‌کند؟
گزارش فروش، خلاصه‌ای از فعالیت‌ها و نتیجه فروش در یک بازه مشخص است. مدیر با آن می‌بیند فروش چه وضعیتی دارد، کدام پیشنهادها جلو رفته‌اند و کجا به پیگیری یا تصمیم نیاز است.
گزارش مفید، عدد را به کار بعدی وصل می‌کند؛ مثلاً روشن شود کدام مشتری منتظر پاسخ است یا کدام مرحله فروش به رسیدگی نیاز دارد. هدف این است که مدیر سریع وضعیت را بفهمد و وقتش را روی موضوع مهم بگذارد.
برای تهیه گزارش فروش، از این سه چیز شروع کنید
سؤال اصلی را مشخص کنید
گزارش برای چه تصمیمی است؟ مرور فروش ماه، پیگیری پیشنهادهای باز یا شناخت کارهای عقب‌افتاده، هرکدام اطلاعات متفاوتی می‌خواهند.
بازه و موضوع گزارش روشن باشد
مثلاً فروش نهایی‌شده این ماه برای یک تیم یا خدمت مشخص. تاریخ شروع و پایان و واحد مبلغ را بنویسید تا مقایسه قابل‌فهم باشد.
اطلاعات مرتبط را کنار هم بیاورید
سابقه مشتری، وضعیت پیشنهاد، نتیجه مذاکره و فعالیت بعدی را از CRM یا فایل‌های فروش بگیرید. کنار هر عدد روشن باشد کدام موارد و چه بازه‌ای را نشان می‌دهد.
چه اطلاعاتی در گزارش فروش مهم‌تر است؟
تعداد و مبلغ فروش نهایی
چند مذاکره به توافق رسیده و مبلغ آن‌ها چقدر است؟ مبلغ فروش را جدا از پول دریافت‌شده نشان دهید؛ این دو لزوماً یکسان نیستند.
پیشنهادها و مذاکره‌های باز
چه فرصت‌هایی هنوز در حال بررسی‌اند، در کدام مرحله مانده‌اند و چه کسی ادامه آن‌ها را دنبال می‌کند؟ ارزش این فرصت‌ها را جدا از فروش نهایی نگه دارید.
پیگیری‌های نیازمند رسیدگی
مشتری منتظر چه پاسخی است و کدام فعالیت موعدش رسیده؟ کنار موضوع، مسئول و موعد کمک می‌کنند گزارش به ادامه کار برسد.
نرخ موفقیت مذاکره‌ها
از مواردی که نتیجه‌شان مشخص شده، چه سهمی به فروش رسیده است؟ این عدد در کنار تعداد و مبلغ فروش، تصویر کامل‌تری می‌دهد؛ نمونه محاسبه را در بخش بعد می‌بینید.
یک نمونه کوتاه از گزارش فروش ماهانه
در این مثال فرضی، این ماه ۲۵ مذاکره تعیین‌تکلیف شده‌اند: ۱۰ مورد به فروش رسیده و ۱۵ مورد بدون فروش بسته شده‌اند. بنابراین نرخ موفقیت این گروه ۴۰٪ است. در پایان ماه، ۲۰ فرصت دیگر هنوز باز هستند و جدا گزارش می‌شوند؛ نتیجه آن‌ها هنوز مشخص نشده است.
در همین نمونه، مرور سابقه فرصت‌های باز نشان می‌دهد بعضی مشتریان هنوز درباره زمان شروع خدمت سؤال دارند. قدم بعدی گزارش روشن است: مسئول فروش با تیم خدمت زمان قابل‌ارائه را هماهنگ کند، پاسخ را به مشتری بدهد و موعد پیگیری بعدی مشخص شود.
یک گزارش کوتاه می‌تواند همین مسیر را داشته باشد: بازه و نتیجه فروش، وضعیت فرصت‌های باز و کاری که باید ادامه پیدا کند. تمام عددها و موقعیت این نمونه آموزشی و فرضی‌اند.
عدد گزارش را همراه با زمینه آن بخوانید
برای مقایسه، دوره‌های مشابه و نوع فروش یکسان را کنار هم بگذارید. نتیجه یک ماه کامل با چند روز اول ماه بعد قابل‌مقایسه مستقیم نیست. برای ارزیابی کار افراد هم نوع مشتری و مرحله مذاکره را در نظر بگیرید.
اگر پیشنهادی به فروش نرسیده، دلیل ثبت‌شده را در سابقه ببینید. تعداد تماس یا یک عدد کمتر، به‌تنهایی علت را توضیح نمی‌دهد. موردی که اطلاعاتش کامل نیست با وضعیت «نامشخص» بماند تا در بررسی بعدی روشن شود؛ موارد تکراری هم فقط یک بار شمرده شوند.
گزارش روزانه، هفتگی و ماهانه چه زمانی به کار می‌آیند؟
این بازه‌ها الگوی پیشنهادی‌اند؛ در مذاکره‌های طولانی ممکن است نتیجه یک اقدام دیرتر دیده شود.
روزانه؛ رسیدگی به کار امروز
پاسخ‌های منتظر، تماس‌های بعدی و پیگیری‌های موعددار را مرور کنید تا کار مشتری ادامه پیدا کند.
هفتگی؛ پیشرفت مذاکره‌ها
ببینید کدام پیشنهاد جلو رفته و کدام متوقف مانده است. موضوع نیازمند رسیدگی، مسئول و موعد بعدی مشخص باشد.
ماهانه؛ نتیجه و تصمیم مدیریتی
فروش نهایی و تغییرات آن را مرور کنید و ببینید اقدام‌های قبلی چه نتیجه‌ای داشته‌اند. زمان ارزیابی را با طول معمول فروش خود هماهنگ کنید.
گزارش، فرصت صرف بهتر وقت و هزینه را نشان می‌دهد
گاهی مسئله فقط داخل فروش نیست؛ درخواست به فروش رسیده اما پاسخ دیر داده شده، یا توافق انجام شده و شروع خدمت منتظر هماهنگی است. کنار هم دیدن این مراحل کمک می‌کند وقت و ظرفیت تیم در جایی به کار گرفته شود که مشتری و درآمد به آن نیاز دارند.
این نگاه به ارتباط جذب، فروش و ادامه خدمت، در RevOps یا عملیات درآمد دنبال می‌شود. گزارش فروش نقطه شروعی برای شناخت همان محل‌های نیازمند رسیدگی است.
قدم بعدی
در نیومو، پاسخ مدیریتی را بدون تحلیل دستی ببینید
گزارش مدیریتی نیومو، وضعیت، دلیل و اقدام پیشنهادی را کنار سابقه مرتبط نشان می‌دهد؛ مدیر برای رسیدن به موضوع مهم، درگیر جمع‌کردن چند گزارش نمی‌شود. در کسب‌وکار چندخدمتی، دیدن ظرفیت آزاد یا پرشده و تناسب نیروی هر خدمت با فروش آن هم به صرف بهتر منابع کمک می‌کند.
مشتری، فروش و کار تیم به هم متصل‌اند و گزارش‌ها از مرورگر کامپیوتر یا وب‌اپ کامل موبایل با همان سطح دسترسی در دسترس‌اند. آموزش، راهنمایی و کنترل‌های سیستم و پشتیبانی کامل همراه شماست؛ در صورت نیاز، توسعه اختصاصی متناسب با فرایند کسب‌وکارتان بدون هزینه اضافه انجام می‌شود.
گزارش نیومو را از نزدیک بشناسید
کاربرد پاسخ‌های مدیریتی، جزئیات مرتبط و مدیریت از هرجا را ببینید.
اگر در حال انتخاب CRM هستید
راهنمای خرید، گزارش را کنار سایر معیارهای انتخاب توضیح می‌دهد؛ برای موضوع‌های دیگر از هاب راهنماها ادامه دهید.
پرسش‌های پرتکرار
پاسخ کوتاه و روشن
فرمول نرخ موفقیت فروش در این راهنما چیست؟
تعداد فرصت‌های موفق را بر مجموع فرصت‌های موفق و ناموفقِ نهایی‌شده تقسیم و در ۱۰۰ ضرب کنید. در مثال این مقاله، ۱۰ مورد موفق از ۲۵ مورد تعیین‌تکلیف‌شده برابر ۴۰٪ است. همه این موارد در بازه مشخص گزارش نهایی شده‌اند.
فرصت باز را در نرخ موفقیت حساب کنیم؟
در تعریف مبتنی بر مذاکره‌های نهایی‌شده، خیر؛ نتیجه فرصت باز هنوز معلوم نیست. آن را جدا نشان دهید. اگر گزارش شما همه درخواست‌های ورودی یک دوره را دنبال می‌کند، مبنای متفاوت آن را روشن بنویسید.
اگر هیچ مذاکره‌ای نهایی نشده باشد، نرخ موفقیت چند است؟
این نرخ هنوز قابل‌محاسبه نیست؛ آن را صفر درصد اعلام نکنید. تعداد فرصت‌های باز و وضعیت پیگیری آن‌ها را نشان دهید تا گزارش همچنان برای ادامه کار مفید باشد.
مبلغ فروش و دریافتی مشتری را یکی بنویسیم؟
خیر؛ توافق فروش و دریافت پول ممکن است در زمان‌های متفاوت باشند. برای هرکدام عنوان، بازه و منبع اطلاعات مشخص داشته باشید و ارزش پیشنهادهای باز را هم جدا نگه دارید.
می‌توان این گزارش را در اکسل تهیه کرد؟
بله؛ بازه، نتیجه فروش، فرصت‌های باز و کار بعدی را می‌توانید در یک فایل ثبت کنید. CRM سابقه مشتری و پیگیری تیم را به همان اطلاعات وصل می‌کند و رسیدن از وضعیت کلی به جزئیات را آسان‌تر می‌کند.
چه تعداد شاخص برای گزارش فروش لازم است؟
تعداد ثابتی لازم نیست. اطلاعاتی را انتخاب کنید که به سؤال همان گزارش پاسخ می‌دهند؛ برای مرور کار امروز، پیگیری‌های موعددار مهم‌اند و برای مرور ماه، نتیجه فروش و تغییرات آن.